Comment organiser ses adresses emails ?
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Vous venez d'acquérir votre nom de domaine chez Namebay dans le but d'avoir vos emails en nom propre (prenom_nom@masociete.xx), quelle que soit l'extension retenue.
Namebay vous offre plusieurs services de gestion des emails qu'il est indispensable de bien comprendre afin d'avoir la meilleure efficacité à la réception des emails. En effet, il faut savoir que vos prospects et clients vont chercher à vous joindre par email sans toujours connaître vos adresses exactes. Il y a, donc, un risque de perte de correspondance si vous ne vous y êtes pas préparés.
Cette fiche vous apprendra l'essentiel qu'il faut connaître pour bien configurer son service d'email.
Les outils pour lire et émettre ses mails sur votre nom de domaine
Une fois acheté votre nom de domaine et quelques boîtes mails, vous pourrez lire vos mails :
- Soit depuis votre bureau, avec votre logiciel de messagerie et d'agenda tel que Outlook, Thunderbird (Firefox), Eudora, … Dans ce cas, vous devrez décrire à ce logiciel les paramètres d'accès à votre boîte mail (identifiant, mot de passe, adresse du serveur Pop, adresse du serveur smtp d'envoi.
- Soit en mobilité hors de votre bureau, sur le PC d'un tiers, avec un logiciel Webmail, qui est une application web fournie par Namebay. Votre identifiant et mot de passe de boîte mail suffisent alors pour accéder à vos services de réception et d'envoi de mails.
Pour simplifier, une boîte mail est un espace de stockage de vos mails sur un serveur dit serveur POP. Le mode POP correspond à un mode de stockage temporaire avant téléchargement de vos mails sur votre PC. On dit que la boîte mail est en mode IMAP quand les mails restent sur le serveur de stockage.
L'envoi de vos mails depuis votre logiciel de messagerie du bureau nécessite de déclarer l'adresse du serveur d'envoi SMTP que votre fournisseur d'accès internet (FAI) met à votre disposition. En effet, les FAI empêchent parfois l'utilisation d'un autre serveur d'envoi. Avec le webmail Namebay Mail, vous pouvez toujours envoyer vos mails via le service d'envoi de Namebay.
La nature des services emails de Namebay
Pour bien comprendre les définitions qui suivent, il faut avoir présent à l'esprit que l'existence d'un site web entraîne rapidement un flux de messages vers des adresses mails dites génériques. En effet, un prospect qui vous cherche peut essayer d'entrer en relation sur des adresses génériques tels que info@masociete.xx ou contact, ou commercial, ou sales, support, pour ne mentionner que les termes génériques les plus utilisés en France.
Par ailleurs, si quelqu'un connaît un des collaborateurs de l'entreprise, il peut essayer de reconstituer son adresse email selon des règles bien particulières.
Vous aurez donc avantage à utiliser toutes les possibilités des services des emails de Namebay pour vous assurer de la bonne réception de tous les mails qui vous sont destinés, même si certains d'entre eux ne sont pas désirés (spam, messages commerciaux, …).
- La boîte mail s'appelle un compte POP, elle est caractérisée par un espace de stockage défini (100 Moctets). Il faudra vous assurer que cet espace est libéré régulièrement, au risque que des mails reçus sans espace ne soient rejetés (l'expéditeur en est néanmoins prévenu et devra assurer la réémission).
- Une redirection email est une facilité qui permet de renvoyer tous les mails qui arrivent sur une adresse du domaine sans compte POP, vers toute autre adresse email ; ainsi par exemple, vous décidez que les mails qui arrivent sur info@masociete.com seront redirigés sur moimême@monprovider.fr.
- Un alias est en apparence une adresse mail. Mais elle est associée à un compte POP qui porte une autre adresse. Cette facilité permet de définir plusieurs adresses qui aboutissent toutes sur un seul compte POP. On verra, en particulier, que l'alias est un bon moyen de prévoir toutes les combinaisons du nom et prénom d'une personne, sans réserver autant de comptes POP que le nombre de combinaisons. Ainsi, dans une société unipersonnelle, je peux définir un compte POP avec une adresse à mon nom prenom.nom@masociete.com, et définir des alias pour les services génériques de mon entreprise (contact@masociete.com, commercial@masociete.com, support@masociete.com, …). Cela a l'avantage que tous les mails arrivent sur une seule boîte mail, tout en triant à l'entrée les sujets.
- Un compte POP, et un seul, dans le nom de domaine peut être qualifié de « catch all ». Dans ce cas, tous les mails qui pourraient arriver sur des adresses inexistantes de ce domaine lui seront automatiquement redirigés. C'est particulièrement pratique, car on ne peut pas définir en compte POP ou en alias toutes les syntaxes que vos clients ou prospects pourraient inventer, sans compter les fautes d'orthographe.
Ces 4 « traitements » particuliers permettent à une petite organisation de réduire le nombre de ses boîtes mails réelles.
Comment nommer ses adresses mails ?
Il faut considérer deux catégories d'adresses mails :
- Les adresses mails des services de l'entreprise ; dans ce cas, on aura avantage à leur donner une adresse générique (info, contact, comptabilite, …), plutôt qu'une adresse de personne ; mais il faut se rappeler que toutes ces adresses doivent être impérativement relevées régulièrement.
- Les adresses mails des personnes de l'entreprise ; dans ce cas, il faut prévoir les erreurs que pourraient commettre les expéditeurs pour garantir le maximum de réception.
Adresses mails génériques
Une fois recensés les services qui doivent impérativement avoir une adresse mail en tant que compte POP, vous pourrez définir des alias pour des services « fictifs » sur une desadresses génériques de façon à éviter la création de comptes POP qui ne seraient pas traités régulièrement.
Adresses mails de personnes
Les usagers des emails sont habitués à composer les adresses mails des correspondants dont ils connaissent au moins le nom, parfois le prénom. Il est donc utile de créer un compte POP avec une adresse principale et des alias avec les autres combinaisons parmi les suivantes :
- Adresse principale : prenom.nom@masociete.xx
- Alias 1 : p.nom@masociete.xx ou p est la première lettre du prénom
- Alias 2 : pnom@masociete.xx où la première lettre du prénom est collée au nom
- Alias 3 : nom@masociete.xx
Il est possible d'étendre cette liste d'alias, mais les formes ci-dessus sont les plus courantes. On notera toutefois que le cas des prénoms et des noms composés, ou avec particule font l'objet de règles beaucoup plus variables.
Récupération sur un compte POP en catch all
Bien se rappeler que les adresses dont les formes n'ont pas été prévues pourront être « collectées » par le compte POP déclaré en « catch all ».
Dans quels cas utiliser la redirection email ?
On utilisera la redirection email d'un nom de domaine quand le registrant du nom de domaine ne voudra pas avoir beaucoup de comptes POP sur ce domaine. Dans ce cas, il y aura avantage à créer un seul compte POP déclaré en catch all et de rediriger son adresse email sur une autre adresse. Tout le trafic reçu sur le domaine sera alors redirigé sur une boîte unique.
Que faire en cas d'adresses Internet sur plusieurs extensions ?
Comme nous l'avons expliqué dans notre fiche « Savoir réserver ses noms de domaines selon sa notoriété », une entreprise qui aura son nom sur plusieurs extensions devra se fixer des règles relatives à la gestion des emails sur chaque domaine.
- Soit une adresse email avec un compte POP est créée sur chaque extension (info@masociete.com , info@masociete.fr , info@masociete.eu , …), et la concentration des contenus est gérée par outlook
- Soit les comptes pop ne sont physiquement créés que sur une seule extension, et des alias sur les autres extensions sont redirigées sur cette adresse principale.
Le choix de l'un, de l'autre ou de variantes entre les deux est affaire de prix, confidentialité, critères d'organisation, etc.
